地味に便利◇Excelおすすめショートカット5選◇効率化

今回は私が仕事でよく使用しているExcelのショートカットを5つ紹介したいと思います。

私は仕事でのデータまとめや一部書類作成の際にExcelを使用しています。

その中で、便利だと思うショートカットを紹介します。

単純なコピーやペーストについては、すでにご存じの方が多いと思いますので、

コピペほどメジャーではありませんが知っていると便利というものについて取り扱いたいと思います。

書類の作成の際、作成日などを記載することがままあるかと思います。

そんな時に便利なショートカットキーです。

日付をタイプで入力する場合、テンキーを使用するか、キーボード上部の数字キーを使用することとなりますが、テンキーを使用するには手をホームポジションから移動させなければいけませんし、上部数字キーでスムーズにタイプするのはなかなか慣れないかと思います。

そんな時にこのショートカットを覚えていればほぼホームポジションのまま日付を入力することができます。

ちなみに、Ctrl+：で現在の時刻が入力されます。

なかなかリアルタイムの時刻入力が必要なことは少ないですが、関連して覚えやすいですね。

こちらはExcelに限った話ではありませんが、PCで作業するにあたって、こまめな保存は必要かと思います。

現在は定期的に自動バックアップ機能があるものが多く、フリーズなどで保存前に強制終了してしまった場合であっても復元できることが多いですが、その際は、復旧後に名前を整理したり、どこまで復元されたか確認したり等プチストレスとなります。

Ctrl+sキーをこまめに押すことで、保存できないリスクを低減しましょう。

Excelを使用する際は、複数シートを使用することが多いと思います。

シート間の移動については、マウスを使用するよりも、このショートカットを使用したほうが手の移動距離が短く、効率的です。

ただ、個人的にはシート間のデータを見る操作自体を減らすために、関連性のあるデータについては同一シートに作成したほうがよいと思います。

もしくは、2画面で見ることができるよう思い切って別ファイルにしてしまうのも手かと思います。

こちらは初めて知ったときは「そんな操作するか？？」といった感想だったのですが、実際に覚えてみると案外使用する機会があります。

特にCtrl+Dは思ったより活躍の場面が多いように思います。

たくさんのセルにコピーペーストする際はマウス操作のほうが早いかと思いますが、1セルのみの場合でしたら、これらショートカットを使用するほうが早いし、手の移動のストレスも少ないです。

Excelの大きな欠点として、画面の表示と実際に印刷した際の表示が合わないということがあります。

画面上はちゃんとセルに収まっているのに、いざ印刷してみると収まっていないことがあり、これにストレスを感じる人は多くいるのではないかと思います。

印刷画面のプレビュー表示では実際に印刷した場合の表示がでますので、こちらで確認するとよいと思います。

Excelはあくまで表計算ソフトであって、書類作成に使用するのは適切ではないのかもしれませんが、書類の中で計算が必要になったり、そもそも会社のフォーマットがExcelになっている場合などには使用せざるを得ませんので、ここはあきらめてこのショートカットでこまめにチェックするように気を付けましょう。

ショートカットではないかもしれませんが、これら2つも知っておくと意外と便利なのでご紹介します。

通常、セル移動の際は、Enterで下に移動、Tabで右に移動をよく使用すると思います。

この際、 Shiftを同時押しすることで、Shift+Tabで左に移動、Shift+Enterで上に移動することができます。

マウスや矢印キーに手を移動させる必要がありませんので、地味に便利です。

以上、私が仕事の際にExcelで使用しているショートカット5選+αでした。

他にも業務効率向上に役立つショートカットがありましたら積極的に使用していこうと思います。

役立つショートカットを覚えてまたご紹介させていただきます。

理系サラリーマンの趣味と勉強